KVKK Aydınlatma Metni

Clocktice — İş Gücü Yönetimi ve Zaman Takibi Platformu Platform Kullanıcıları İçin

Son güncelleme: 02.06.2025

1 - Giriş

ICI Tech Teknoloji A.Ş. ("Şirket") olarak; kişisel verilerinizin gizliliği ve güvenliği en önemli önceliklerimiz arasındadır. Şirketimiz, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("KVKK") düzenlemelerine ve ikincil mevzuata uyumlu bir şekilde kişisel verilerinizi işlemektedir.

Clocktice mobil uygulaması, web platformu ve ilgili tüm hizmetler (hepsi birlikte "Platform") aracılığıyla sunulan zaman takibi, vardiya planlama, izin yönetimi, mola takibi, coğrafi konum doğrulama ve raporlama hizmetlerinden (hepsi birlikte "Platform Hizmetleri") yararlanabilmek amacıyla Platform Kullanıcısı olmanız halinde işlenen kişisel verileriniz hakkında sizleri bilgilendirmek isteriz.

2 - İki Farklı Veri Kategorisi ve Rollerimiz

Clocktice'de iki farklı kategoride kişisel veri işlenmektedir:

A — Platform Operasyon Verileri (Veri Sorumlusu sıfatıyla): Yönetici ve operasyon kullanıcılarının hesap yönetimi, platform güvenliği ve doğrudan iletişim kapsamındaki veriler için Şirketimiz veri sorumlusu sıfatını taşır.

B — Çalışan Verileri (Veri İşleyen sıfatıyla): Müşteri şirketlerin çalışanlarına ait giriş-çıkış kayıtları, konum verileri, izin kayıtları, mola süreleri ve performans verileri için Şirketimiz veri işleyen konumundadır. Bu veriler için veri sorumlusu müşteri şirkettir.

Müşteri şirket sorumluluğu: Clocktice'i kullanan şirketler; kendi çalışanlarını, toplanan verilerin kapsamı ve işlenme şekli konusunda KVKK kapsamında bilgilendirmek, gerekli hukuki dayanakları oluşturmak ve çalışan verilerinin işlenmesine ilişkin yasal yükümlülüklerini yerine getirmekle sorumludur.

3 - Biyometrik Veri ve Konum Hakkında Özel Açıklama

Yüz Tanıma (İsteğe Bağlı): Clocktice, isteğe bağlı olarak yüz tanıma ile personel giriş-çıkış doğrulaması yapılmasına olanak tanır. Yüz tanıma verisi biyometrik veri niteliğindedir ve KVKK kapsamında özel nitelikli kişisel veri olarak değerlendirilir. Bu özelliği kullanan müşteri şirketler, çalışanlarından açık rıza almak ve bu veriyi işlemeye ilişkin ek yasal yükümlülükleri yerine getirmekle yükümlüdür.

QR Kod ve Kamerasız Giriş: Yüz tanıma yerine QR kod veya kamerasız doğrulama yöntemleri de kullanılabilir.

Coğrafi Konum Doğrulama: Personel giriş ve çıkışlarında coğrafi konum doğrulaması yapılabilir. Bu özellik, çalışanların belirtilen konumda olduğunu teyit etmek amacıyla kullanılır. Müşteri şirketler, çalışanlarını bu uygulamanın kapsamı konusunda bilgilendirmekle yükümlüdür.

4 - Hangi Kişisel Verilerinizi İşliyoruz?

Yönetici ve Operasyon Kullanıcıları (Veri Sorumlusu sıfatıyla)

Kullanıcı Hesap Bilgileri: E-posta adresiniz, şifreniz (tek yönlü hash), adınız, soyadınız, iş unvanınız ve bağlı olduğunuz şirket bilgileri.

Şirket Profili Bilgileri: Şirket adı, adres, vergi numarası, şube yapısı ve organizasyonel bilgiler.

Oturum ve Erişim Verileri: Oturum açma kayıtları, IP adresi, uygulama sürümü, erişim saatleri.

Faturalama Verileri: Abonelik planı, ödeme tarihleri, işlem kayıtları. Kart bilgileri ödeme sağlayıcısı aracılığıyla işlenir; Clocktice sistemlerinde saklanmaz.

Çalışan Verileri (Veri İşleyen sıfatıyla)

Kimlik Bilgileri: Çalışan adı, soyadı ve çalışan kimlik numarası (müşteri şirket tarafından platforma girilen bilgiler).

Giriş-Çıkış Kayıtları: Çalışanların giriş ve çıkış saatleri, kayıt tarihi ve kayıt türü (QR, kameralı, kamerasız).

Coğrafi Konum Verisi: Giriş ve çıkış anında alınan konum bilgisi (müşteri şirketin tercihine bağlı).

Biyometrik Veri (İsteğe Bağlı): Yüz tanıma özelliği kullanılması halinde yüz tanıma verisi.

Mola Kayıtları: Mola başlangıç ve bitiş saatleri, mola süreleri.

İzin Kayıtları: İzin türü (yıllık, ücretsiz, rapor vb.), izin tarihleri, talep ve onay durumu, kalan izin hakkı.

Vardiya Bilgileri: Planlanan vardiyalar, vardiya değişiklikleri, çalışma saatleri.

Performans ve Raporlama Verileri: Aylık çalışma süreleri, haftalık giriş-çıkış özetleri, mola istatistikleri.

Çalışan verilerinin hassasiyeti: Giriş-çıkış kayıtları, konum verileri ve özellikle biyometrik veriler çalışanların en temel kişisel haklarını ilgilendiren hassas verilerdir. Clocktice bu verileri yalnızca müşteri şirketin talimatları doğrultusunda ve ilgili hizmetlerin sunulması amacıyla işler.

5 - Kişisel Verilerinizin İşlenmesinin Hukuki Sebepleri ve Amaçları

Hesap Oluşturma ve Yönetim: Sözleşmenin ifası, hesap yönetimi, güvenlik.

Platform Hizmetlerinin Sunulması: Giriş-çıkış takibi, vardiya planlama, izin ve mola yönetimi, raporlama. *Hukuki Sebep: Sözleşmenin ifası.*

Çalışan Verilerinin İşlenmesi (Veri İşleyen sıfatıyla): Müşteri şirket adına çalışan kayıtlarının tutulması ve raporlanması. *Hukuki Sebep: Sözleşmenin ifası (müşteri şirket sözleşmesi).*

Konum Doğrulama (Veri İşleyen sıfatıyla): Çalışanların belirtilen konumda olduğunun teyidi. *Hukuki Sebep: Müşteri şirketin meşru menfaati / çalışan rızası (müşteri şirket sorumluluğunda).*

Biyometrik Veri İşleme (Veri İşleyen sıfatıyla — İsteğe Bağlı): Yüz tanıma ile kimlik doğrulama. *Hukuki Sebep: Çalışanın açık rızası (müşteri şirket tarafından alınması zorunludur).*

Entegrasyon Hizmetleri: ERP, CRM ve muhasebe sistemleriyle API entegrasyonu. *Hukuki Sebep: Sözleşmenin ifası.*

Güvenlik ve Denetim: Yetkisiz erişimin önlenmesi, denetim kaydı. *Hukuki Sebep: Meşru menfaat.*

Hukuki İşlemler: Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi. *Hukuki Sebep: Hukuki yükümlülük.*

6 - Kişisel Verilerinizi Kimlere Aktarıyoruz?

Bulut Altyapısı: Platform operasyonları için bilişim altyapısı sağlayıcılarımızla (standart sözleşme güvencesiyle).

Ödeme Sağlayıcısı: Abonelik ödemelerinin işlenmesi için entegre ödeme sağlayıcısı.

SMS Sağlayıcısı: İzin talep bildirimleri için SMS servisi sağlayıcısı.

Entegrasyon Partnerleri: API entegrasyonu kapsamında müşteri şirketin bağlandığı ERP/CRM sistemleri (müşteri şirketin yönlendirmesiyle).

Hukuki İşlemler: Düzenleyici kurumlar, mahkemeler, avukatlarımızla.

Clocktice, çalışan giriş-çıkış kayıtlarını, konum verilerini veya biyometrik verilerini reklam platformlarıyla ya da veri komisyoncularıyla paylaşmaz.

7 - Haklarınız

Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, bilgi talep etme, amaç ve amaca uygunluğunu öğrenme, yurt içi/yurt dışı aktarımları öğrenme, düzeltme, silme veya yok etme talep etme, otomatik sistemler aracılığıyla aleyhinize karar oluşmasına itiraz etme, zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Çalışanlar için: Clocktice sistemindeki kişisel verilerinize ilişkin haklarınızı öncelikle sizi Clocktice'e kaydeden işvereninize iletiniz. İşvereniniz yardımcı olamazsa app@icitech.com.tr adresine başvurabilirsiniz.

8 - Hak ve Talepleriniz İçin İletişim

Konu kısmına "Kişisel Verilerin Korunması Kanunu İlgili Kişi Talebi" yazılmasını rica ederiz. Talepleriniz en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz sonuçlandırılacaktır.

Güncellenme Tarihi: 02.06.2025 Veri Sorumlusu: ICI Tech Teknoloji A.Ş. İletişim: app@icitech.com.tr