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Clocktice — Plateforme de gestion des effectifs et de suivi du temps
Date d'entrée en vigueur : 02 juin 2025 Dernière mise à jour : 02 juin 2025
Clocktice est développé et exploité par ICI Tech Teknoloji A.Ş. (« Société », « nous », « notre »). Contact : app@icitech.com.tr.
| Entreprise | ICI Tech Teknoloji A.Ş. |
| Site web | https://clocktice.com/ |
| app@icitech.com.tr |
Qu'est-ce que Clocktice : Clocktice est une plateforme de gestion des effectifs B2B SaaS permettant aux entreprises de suivre la présence des employés, de gérer les équipes, d'enregistrer les congés et les pauses, de vérifier l'emplacement et de générer des rapports sur les effectifs. Il ne s'agit pas d'un cabinet de conseil en ressources humaines, d'un conseiller juridique ou d'un gestionnaire de paie.
En tant que contrôleur de données : Nous contrôlons les données personnelles des comptes d'utilisateurs administrateurs de l'organisation, notre propre sécurité opérationnelle et les communications directes.
En tant que sous-traitant : Nous traitons les données des employés pour le compte de nos clients professionnels. Le client professionnel (employeur) est le responsable du traitement des données de présence, de localisation, biométriques et de performance de ses employés. Nous traitons ces données uniquement selon les instructions du client.
Responsabilités du client en tant que responsable du traitement des données : Les clients utilisant Clocktice sont responsables d'informer les employés sur la plateforme et les activités de traitement des données ; garantir une base légale pour la surveillance des employés, y compris la vérification de l'emplacement et, le cas échéant, les données biométriques ; se conformer à la législation applicable en matière de travail et de protection des données ; faciliter les demandes des salariés concernés.
Données du compte administrateur : Adresse e-mail, mot de passe (hachage unidirectionnel), nom, fonction, nom et adresse de l'entreprise, numéro d'identification fiscale.
Données de l'employé (en tant que sous-traitant) : Nom, prénom et identifiant de l'employé (saisis par le client) ; horodatages et types d'enregistrement et de départ (QR, appareil photo, sans appareil photo) ; emplacement géographique à l'arrivée/au départ (si activé par le client) ; données biométriques (reconnaissance faciale) — uniquement si le client active cette fonctionnalité facultative ; heures de début et de fin des pauses ; type de congé, dates, statut de la demande et de l'approbation, droit restant ; horaire des quarts de travail et tout changement ; récAPItulatifs mensuels et hebdomadaires des heures de travail.
Données d'abonnement et de facturation : Niveau de forfait, dates de facturation, enregistrements de transactions. Les détails de la carte de paiement sont traités par notre prestataire de paiement – nous ne stockons jamais les numéros de carte.
Données d'intégration API : Données échangées avec des systèmes ERP, CRM ou comptables connectés par le client via l'API — traitées selon les instructions du client.
Données techniques et de sécurité : adresses IP, journaux de session, horodatages d'accès, version de l'application, type d'appareil, rapports d'erreur.
Données de communication : Contenu des e-mails et des messages provenant des demandes d'assistance, de vente et de démonstration.
Les données biométriques (reconnaissance faciale) et les données de localisation sont des catégories sensibles qui nécessitent une attention particulière. Nous les traitons uniquement lorsque le client active ces fonctionnalités facultatives et uniquement selon les instructions du client.
La fonctionnalité de reconnaissance faciale est facultative et doit être activement activée par l'organisation cliente.
Lorsqu'elle est activée : les données de reconnaissance faciale sont capturées auprès des employés à l'arrivée/au départ et traitées pour vérifier l'identité. Les données de reconnaissance faciale constituent des données biométriques au sens de l'article 9 du RGPD et des lois nationales équivalentes. L'organisation cliente, en tant que responsable du traitement des données, doit obtenir le consentement explicite des employés avant d'activer cette fonctionnalité. Lorsque le consentement ne peut être obtenu, les clients ne doivent pas utiliser la fonction de reconnaissance faciale. Nous traitons les données de reconnaissance faciale uniquement selon les instructions du client et uniquement pour la vérification de l'identité lors de l'enregistrement/du départ.
Les clients peuvent désactiver la reconnaissance faciale à tout moment. Des méthodes d'enregistrement alternatives (code QR, sans caméra) sont toujours disponibles.
Lorsque le client active la vérification de l'emplacement, les coordonnées géographiques de l'employé sont capturées au moment de l'enregistrement ou du départ pour confirmer qu'il se trouve sur le lieu de travail désigné. L'emplacement est capturé uniquement au moment de l'événement d'enregistrement — il n'est pas suivi en permanence. Les clients doivent informer les employés que l'emplacement est collecté lors de l'enregistrement/du départ. Les données de localisation sont stockées sous le compte du client et visibles par les responsables autorisés.
| But | Base juridique |
|---|---|
| Gestion du compte administrateur | Exécution du contrat |
| Prestation de services de plateforme | Exécution du contrat |
| Traitement des données des employés (en tant que sous-traitant) | Exécution du contrat avec le client |
| Vérification de l'emplacement (en tant que processeur) | Base juridique du client / consentement des employés |
| Données biométriques — reconnaissance faciale (en tant que processeur) | Consentement explicite (consentement de l'employé obtenu par le client) |
| Intégrations d'API | Exécution du contrat |
| Surveillance de la sécurité | Intérêt légitime |
| Notifications SMS (autorisations de congé) | Exécution du contrat |
| Gestion de la facturation et des abonnements | Exécution du contrat |
| Communications d’assistance et de démonstration | Intérêt légitime / Contrat |
| Obligations légales | Obligation légale |
Nous ne vendons pas les données des employés ni les données des comptes administrateur. Nous ne partageons pas les données de présence ou de localisation des employés avec les réseaux publicitaires. Nous n'utilisons les données biométriques à aucune fin autre que la vérification de l'identité à l'arrivée/au départ. Nous n'utilisons pas d'identifiants publicitaires. Nous ne fournissons pas de traitement de la paie, de conseils juridiques ou de conseils en ressources humaines. Nous n'accédons pas aux données des employés à d'autres fins que la fourniture du Service au client.
Lorsqu'un client utilise le module de gestion des congés, des notifications par SMS peuvent être envoyées aux salariés (par exemple pour confirmer l'approbation ou le refus d'un congé). La livraison des SMS est gérée par un fournisseur de SMS tiers. Seules les données minimales nécessaires à la livraison (numéro de téléphone et contenu du message) sont partagées avec le fournisseur de SMS.
Clocktice prend en charge l'intégration avec les systèmes ERP, CRM et comptables via l'API. Lorsque les clients connectent des systèmes tiers, les données échangées via ces intégrations sont régies par les propres conditions du système tiers. Nous traitons les données intégrées uniquement selon les instructions du client.
| Service | But | Politique |
|---|---|---|
| Fournisseur d'infrastructure cloud | Hébergement et stockage de données | Disponible sur demande |
| Fournisseur de paiement | Facturation des abonnements | Disponible sur demande |
| Fournisseur de SMS | Laisser des notifications d'approbation | Disponible sur demande |
| Systèmes ERP/CRM | Intégrations d'API configurées par le client | Géré par le client |
Nous partageons les données uniquement lorsque cela est nécessaire : avec les fournisseurs d'infrastructure cloud (opérations de plateforme) ; avec le prestataire de paiement (facturation) ; avec le fournisseur de SMS (notifications) ; avec des systèmes ERP/CRM configurés par le client (intégration API selon les instructions du client) ; avec des conseillers financiers et juridiques (conformité) ; avec les tribunaux et les régulateurs (demandes légales) ; avec des acquéreurs potentiels dans la plus stricte confidentialité. Nous ne partageons pas les données des employés avec les réseaux publicitaires.
ICI Tech Teknoloji A.Ş. opère en Turquie et au Royaume-Uni. Les fournisseurs d’infrastructures cloud peuvent traiter les données à l’échelle internationale. Tous les transferts sont soumis à des garanties appropriées conformément à l'article 9 du KVKK et, pour les utilisateurs de l'EEE/Royaume-Uni, aux clauses contractuelles types et aux IDTA britanniques.
Données du compte administrateur : durée de l'abonnement plus 3 ans après la résiliation. Données de présence, de localisation, de congés et de pause des employés : selon la configuration du client et les conditions contractuelles. Données biométriques : par configuration client ; supprimé à la résiliation. Dossiers d'abonnement : 10 ans conformément aux lois commerciales turques et britanniques. Communications d’assistance et de démonstration : 3 ans. Journaux techniques : 12 mois.
TLS 1.2+ en transit ; chiffrement au repos. Contrôles d'accès basés sur les rôles. Données de localisation et biométriques réservées aux managers autorisés et au personnel RH. Évaluations de sécurité régulières. Plan de réponse aux violations de données conformément aux exigences du KVKK et du RGPD du Royaume-Uni.
Utilisateurs administrateurs : contactez app@icitech.com.tr. Employés : contactez d’abord votre employeur – l’employeur est le responsable du traitement de votre présence et de vos données biométriques. Si votre employeur ne peut pas vous aider, contactez-nous et nous acheminerons votre demande. Nous répondons sous 30 jours, gratuitement.
Si vous résidez dans l'EEE ou au Royaume-Uni, le RGPD et/ou le RGPD britannique s'appliquent. Lisez notre avis de confidentialité RGPD sur https://Clocktice.com/privacy/GDPR pour plus de détails, y compris les protections des données biométriques au titre de l'article 9, les données des employés au titre de l'article 88, les contacts des autorités de surveillance et les droits de notification des violations.
Modifications importantes notifiées au moins 14 jours à l’avance. Version actuelle sur https://Clocktice.com/privacy.
E-mail : app@icitech.com.tr Site Web : https://Clocktice.com/ Objet : « Demande de confidentialité – Clocktice »
Nous accusons réception des demandes dans les 5 jours ouvrables.
Cette politique est régie par les lois de la République de Turquie, y compris le KVKK n° 6698. Les litiges sont soumis aux tribunaux applicables en fonction de la loi applicable.