Avis KVKK

Clocktice — Plateforme de gestion des effectifs et de suivi du temps Pour les utilisateurs de la plateforme

Dernière mise à jour : 02.06.2025

1 - Introduction

ICI Tech Technology Inc. En tant que (« Société » ); La confidentialité et la sécurité de vos données personnelles font partie de nos principales priorités. Notre société traite vos données personnelles conformément aux dispositions de la loi sur la protection des données personnelles n° 6698 (« KVKK ») et du droit dérivé.

Nous souhaitons vous informer de vos données personnelles traitées si vous devenez Utilisateur de la Plateforme afin de bénéficier des services de suivi du temps, de planification des équipes, de gestion des congés, de suivi des pauses, de vérification de la localisation géographique et de reporting (collectivement « Services de la Plateforme ») proposés via l'application mobile Clocktice, la plateforme Web et tous les services associés (collectivement « Plateforme »).

2 - Deux catégories de données différentes et nos rôles

Deux catégories différentes de données personnelles sont traitées chez Clocktice :

A - Données d'exploitation de la plateforme (en tant que contrôleur de données) : Notre société est le contrôleur de données pour les données dans le cadre de la gestion des comptes, de la sécurité de la plateforme et de la communication directe des administrateurs et des utilisateurs des opérations.

B - Données des employés (en tant que sous-traitant des données) : Notre société est un processeur de données pour les enregistrements d'entrée-sortie, les données de localisation, les enregistrements de congés, les temps de pause et les données de performance des employés des entreprises clientes. Le responsable du traitement de ces données est l'entreprise cliente.

Responsabilité des entreprises clientes : Entreprises utilisant Clocktice ; Il est responsable d'informer ses employés dans le cadre de KVKK sur l'étendue et le traitement des données collectées, de créer la base juridique nécessaire et de remplir ses obligations légales concernant le traitement des données des employés.

3 - Déclaration spéciale sur les données biométriques et la localisation

Reconnaissance faciale (en option) : Clocktice permet la vérification des entrées et sorties du personnel via la reconnaissance faciale en option. Les données de reconnaissance faciale sont des données biométriques et sont considérées comme des données personnelles spéciales dans le cadre du KVKK. Les entreprises clientes utilisant cette fonctionnalité sont tenues d'obtenir le consentement explicite de leurs employés et de remplir des obligations légales supplémentaires concernant le traitement de ces données.

Code QR et entrée sans caméra : Le code QR ou les méthodes de vérification sans caméra peuvent également être utilisés à la place de la reconnaissance faciale.

Vérification de la localisation géographique : La vérification de la localisation géographique peut être effectuée aux entrées et sorties du personnel. Cette fonctionnalité est utilisée pour confirmer que les employés se trouvent à l'emplacement spécifié. Les entreprises clientes sont tenues d'informer leurs collaborateurs de l'étendue de cette application.

4 - Quelles données personnelles traitons-nous ?

Administrateurs et utilisateurs opérationnels (en tant que contrôleur de données)

Informations sur le compte utilisateur : Votre adresse e-mail, votre mot de passe (hachage unidirectionnel), votre nom, votre prénom, votre fonction et les informations sur votre entreprise.

Informations sur le profil de l'entreprise : Nom de l'entreprise, adresse, numéro fiscal, structure de la succursale et informations organisationnelles.

Données de session et d'accès : Enregistrements de connexion, adresse IP, version de l'application, heures d'accès.

Données de facturation : Plan d'abonnement, dates de paiement, enregistrements de transactions. Les informations de carte sont traitées par le fournisseur de paiement ; Il n'est pas stocké dans les systèmes Clocktice.

Données des employés (en tant que sous-traitant des données)

Informations d'identité : Nom, prénom et numéro d'identification du salarié (informations saisies sur la plateforme par l'entreprise cliente).

Enregistrements d'entrée-sortie : Heures d'entrée et de sortie des employés, date d'inscription et type d'inscription (QR, avec caméra, sans caméra).

Données de localisation géographique : Informations de localisation reçues au moment de l'entrée et de la sortie (selon la préférence de l'entreprise cliente).

Données biométriques (facultatif) : Données de reconnaissance faciale si la fonction de reconnaissance faciale est utilisée.

Break Records : Heures de début et de fin des pauses, durées des pauses.

Documents de congé : Type de congé (annuel, non payé, rapport, etc.), dates de congé, statut de demande et d'approbation, droit au congé restant.

Informations sur les équipes : Quarts de travail programmés, changements de quarts de travail, heures de travail.

Données de performances et de reporting : Heures de travail mensuelles, résumés hebdomadaires d'entrée-sortie, statistiques de pause.

Sensibilité des données des salariés : Les enregistrements d'entrées-sorties, les données de localisation et surtout les données biométriques sont des données sensibles qui concernent les droits personnels les plus fondamentaux des salariés. Clocktice traite ces données uniquement conformément aux instructions de l'entreprise cliente et dans le but de fournir les services concernés.

5 - Raisons juridiques et finalités du traitement de vos données personnelles

Création et gestion de compte : Exécution des contrats, gestion des comptes, sécurité.

Fourniture de services de plateforme : Suivi des entrées-sorties, planification des équipes, gestion des congés et des pauses, reporting. *Raison Juridique : Exécution du contrat.*

Traitement des données des employés (en tant que sous-traitant des données) : Tenir et déclarer les dossiers des employés au nom de l'entreprise cliente. *Raison Juridique : Exécution du contrat (accord de l'entreprise cliente).*

Vérification de l'emplacement (en tant que sous-traitant des données) : Confirmation que les employés se trouvent à l'emplacement spécifié. *Raison juridique : intérêt légitime de l'entreprise cliente / consentement des employés (responsabilité de l'entreprise cliente).*

Traitement des données biométriques (en tant que processeur de données — en option) : Authentification par reconnaissance faciale. *Raison juridique : consentement explicite de l'employé (doit être obtenu par l'entreprise cliente).*

Services d'intégration : Intégration d'API avec les systèmes ERP, CRM et comptables. *Raison Juridique : Exécution du contrat.*

Sécurité et audit : Prévention des accès non autorisés, journal d'audit. *Raison Légale : Intérêt légitime.*

Transactions juridiques : Respect des obligations légales. *Raison légale : obligation légale.*

6 - À qui transférons-nous vos données personnelles ?

Infrastructure cloud : Avec nos fournisseurs d'infrastructure informatique pour les opérations de plateforme (avec assurance contractuelle standard).

Fournisseur de paiement : Fournisseur de paiement intégré pour le traitement des paiements d'abonnement.

Fournisseur SMS : Fournisseur de services SMS pour les notifications de demande de congé.

Partenaires d'intégration : systèmes ERP/CRM auxquels l'entreprise cliente est connectée dans le cadre de l'intégration API (avec les conseils de l'entreprise cliente).

Procédures judiciaires : Organes de réglementation, tribunaux, avec nos avocats.

Clocktice ne partage pas les enregistrements de connexion et de déconnexion des employés, les données de localisation ou les données biométriques avec des plateformes publicitaires ou des courtiers de données.

7 - Vos droits

Vous avez le droit de savoir si vos données personnelles sont traitées ou non, de demander des informations, de connaître leur finalité et leur adéquation, de connaître les transferts nationaux/internationaux, de demander la rectification, la suppression ou la destruction, de vous opposer à une décision prise à votre encontre par le biais de systèmes automatiques et de demander une indemnisation pour dommages.

Pour les salariés : Veuillez informer votre employeur qui vous a enregistré dans Clocktice de vos droits concernant vos données personnelles dans le système Clocktice. Si votre employeur ne peut pas vous aider, vous pouvez postuler à app@icitech.com.tr.

8 - Contact pour vos droits et demandes

Nous demandons que "Demande de personne liée à la loi sur la protection des données personnelles" soit écrit dans la ligne d'objet. Vos demandes seront finalisées gratuitement dans un délai de 30 (trente) jours au plus tard.

Date de mise à jour : 02.06.2025 Titulaire du traitement : ICI Tech Teknoloji A.Ş. Contact : app@icitech.com.tr